การโทรแจ้งนัดหมายคนไข้เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้การนัดหมายดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยลดการพลาดนัด โดยแนวทางที่ดีควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

1. การเตรียมข้อมูลก่อนโทร

• ตรวจสอบข้อมูลของคนไข้ เช่น ชื่อ, นามสกุล, หมายเลขโทรศัพท์, วันที่และเวลานัดหมาย
• เตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ชื่อแพทย์ผู้ดูแล, สถานที่นัดหมาย, รายละเอียดเอกสารที่ต้องเตรียม

2. เริ่มต้นการสนทนาอย่างสุภาพ

• แนะนำตัวเองและหน่วยงาน เช่น:

“สวัสดีค่ะ/ครับ ดิฉันชื่อ [ชื่อผู้โทร] โทรจาก [ชื่อคลินิก/โรงพยาบาล] ขอพูดสายกับคุณ [ชื่อคนไข้] ใช่ไหมคะ/ครับ?”

• ยืนยันตัวตนของคนไข้เบื้องต้น เช่น:

“เพื่อความปลอดภัย ดิฉันขอสอบถามเลขบัตรประชาชนหรือวันเกิดของคุณเล็กน้อยค่ะ/ครับ”

3. แจ้งรายละเอียดนัดหมาย

• บอกวันที่และเวลานัดหมายชัดเจน:

“ดิฉันโทรมาเพื่อยืนยันนัดหมายของคุณค่ะ คุณมีนัดกับคุณหมอ [ชื่อหมอ] ในวันที่ [วัน] เวลา [เวลา] ที่ [สถานที่] นะคะ”

• แจ้งสิ่งที่ต้องเตรียมมา เช่น บัตรประชาชน, ใบส่งตัว, หรือผลตรวจอื่น ๆ:

“กรุณานำ [สิ่งที่ต้องเตรียม] มาด้วยในวันนัดค่ะ/ครับ”

4. ให้โอกาสคนไข้ถามหรือเปลี่ยนแปลงนัดหมาย

• สอบถามว่าเวลานัดหมายสะดวกหรือไม่:

“เวลา [เวลา] สะดวกสำหรับคุณไหมคะ/ครับ? หากต้องการเปลี่ยนแปลง แจ้งเราได้เลยค่ะ/ครับ”

• ตอบคำถามหรือให้คำแนะนำเพิ่มเติมตามความเหมาะสม

5. ยืนยันและขอบคุณ

• ย้ำข้อมูลอีกครั้งเพื่อความแน่ใจ:

“ขอทวนข้อมูลอีกครั้งนะคะ คุณมีนัดในวันที่ [วัน] เวลา [เวลา] ที่ [สถานที่] นะคะ”

• ปิดท้ายอย่างสุภาพ:

“หากมีคำถามเพิ่มเติมหรือเหตุฉุกเฉิน สามารถติดต่อเราที่หมายเลข [เบอร์โทรคลินิก] ได้เลยค่ะ/ครับ ขอบคุณมากนะคะ/ครับ แล้วพบกันค่ะ/ครับ”

6. บันทึกผลการโทร

• หากคนไข้ยืนยันการนัดหมาย ให้บันทึกในระบบว่า “ยืนยันนัดหมายแล้ว”
• หากไม่สามารถติดต่อได้ ให้บันทึกในระบบและลองโทรอีกครั้งในเวลาถัดไป

หมายเหตุเพิ่มเติม

• ควรโทรแจ้งล่วงหน้าก่อนวันนัดอย่างน้อย 3 วัน และโทรเตือนอีกครั้ง 1 วันล่วงหน้า
• ใช้ท่าทีที่เป็นมิตรและสุภาพเสมอ เพื่อสร้างความประทับใจและความเชื่อมั่นแก่คนไข้

แนวทางนี้จะช่วยให้การแจ้งนัดหมายมีประสิทธิภาพ และช่วยลดโอกาสการพลาดนัดของคนไข้ได้มากขึ้นค่ะ